電話対応や連絡方法などを実践的に学べる!

電話を掛けるときのマナー

電話の先で話している相手は、あなたを会社の代表として見ています。自分が会社の代表であるの意識と責任感を持ち、明るい声で話しましょう。いざ電話をかける際は、就労時間外と昼休み時間は避けます。先方の電話とつながったら、社名と自分の名前を名乗りましょう。オフィスに電話した場合は、話したい相手がいるかを尋ねます。相手が直接電話に出た場合は、もう一度社名と名前を名乗り、簡潔に用件を伝えます。話したい相手が不在の場合は、電話に出た相手にいつ戻るかを尋ねてかけ直す旨を伝えましょう。また、先方から電話を受けたので、折り返し電話をした場合もあるかと思います。その場合は、「折り返しの電話です」という旨を相手に伝えましょう。

電話を受けるときのマナー

掛かってくる電話は、自分がとる!という意識を持ち、3コール以内に受話器を取るようにしましょう。電話を受けた後、「お電話ありがとうございます」と挨拶をした後、会社名と自身の苗字を名乗ります。携帯で電話をする感覚で「もしもし」と応答しないようにします。企業によっては電話応対のマニュアルがある場合があります。その場合は、ルールに従うようにしましょう。 その後、先方が社名と名前を伝えてきますので、聞き取った内容を復唱し、メモを取ります。先方が名乗らなかったり、こちらが聞き取れなかったりした場合は、「恐れ入りますが」と前置きしてから聞き直すようにしましょう。取り次ぐ場合は電話を保留にしてから行います。取次ぎ相手が不在の場合、先方に不在であることを先方に伝えます。また、内容によっては、すぐに応答できない内容もあるかと思います、その際は、一度確認することを伝え、折り返し連絡するようにしましょう。